2021. december 15


A delegálás jelentése: hatékonyság és siker

A feladatok mennyiségének megnövekedése forgószélként taglózhatja le még a legtalpraesettebb vezetőket is. Van azonban egy eszköz, amivel a túlterheltség, és az ebből adódó teljesítménycsökkenés megelőzhető. Ez nem más, mint a delegálás. Nézzük, mit kell róla tudni, és hogy lehet jól csinálni!

A delegálás jelentése

A delegálás során a vezető saját feladatai közül ruház át az egyik kollégájára, miközben az eredményért továbbra is ő maga marad a felelős. Nem ugyanaz tehát, mint a feladatok kiadása, hiszen akkor nem szükségszerű, hogy a saját hatókörébe tartozó feladatot adjon át.

A szervezeti struktúrából adódóan a delegálás történhet lefelé, egy alacsonyabb beosztású munkatárs irányában, a modern szervezeti szemléletnek köszönhetően azonban a felfelé delegálás fogalma is bevezetésre került. Ezekben az esetekben a feladatot a vezetőség irányába továbbítják, ahol rendelkezésre állnak a szükséges ismeretek a megoldáshoz.

Egyes nézetek szerint a delegálás a klasszikus szervezetek sajátja, olyan vállalatoké, melyekben erős a hierarchia. Itt működik a vezetői feladatok átruházása, nem úgy az agilis szervezeteknél, ezeknek alapja ugyanis az önkéntes feladatvállalás, ami a delegálás eszméjével nem összeegyeztethető.

Miért kell delegálni?

Felmerülhet a kérdés, hogy miért akarná bármilyen vezető a saját feladatait delegálni. A válasz egyszerű, a tehermentesítés miatt. Az elszaporodó feladatok igen veszélyesek több szempontból is, egyfelől, mivel fizikailag, szellemileg és lelkileg megterhelik a feladatvégzőt, másfelől pedig ez a hatalmas nyomás a teljesítményben is megmutatkozik.

A feladattovábbítás segítségével optimalizálható a leterheltség, kisimíthatók a feladategyenlőtlenségek azáltal, hogy nincs szabad kapacitás a rendszerben. A delegáláshoz nagyfokú bizalom szükséges, hiszen az eredményért vállalt felelősség csak részben ruházódik át, így a delegálónak meg kell bíznia abban, akinek delegál, a képességeiben, a tudásában.

Azáltal, hogy a dolgozókat saját hatáskörrel ruházzák fel, sokat lehet profitálni. A legfontosabb ezek közül, hogy a munkatársak lehetőséget kapnak a fejlődésre, új szakmai kihívásokkal találkoznak, amikből tanulni tudnak. Nem elhanyagolható az sem, hogy fejleszthető a vállalati kultúra, minél inkább érzik az emberek, hogy munkájuk fontos és jelentőséggel teli, azt, hogy bizalom mutatkozik irányukban, mivel részesei lehetnek a döntéshozatalnak, annál motiváltabbak és elkötelezettebbek lesznek a cég irányába.

Delegálás A-tól Z-ig

A feladatok delegálása egy skálán helyezkedik el, melynek egyik végpontja, hogy a delegáló teljes mértékig átruházza az adott feladatot, a másik pedig, hogy nem ad át semmit, maga végez el mindent.

  • Az alapszint, amikor a delegáló marad döntési pozícióban, a bevont munkatárs feladata pedig, hogy a döntést előkészítse, a szükséges háttéranyagokat összegyűjtse, terveket és javaslatokat fogalmazzon meg. A döntésbe azonban semmiféle beleszólása nincsen.
  • A következő szintnél a delegáló elmondja a véleményét, a döntést azonban a feladattal megbízott munkatárs hozza meg, miután értékelte a delegáló véleményét, tehát ilyen módon ő is részese lehet a döntési folyamatnak.
  • A harmadik verzióban a feladattal megbízott munkatárs dönt egyedül, a saját szempontrendszere mentén. A delegáló sem marad ki a folyamatból, mivel a döntési procedúra kimenetéről tájékoztatást kér.
  • A negyedik szint esetén a delegáló teljesen kimarad a döntésből, olyannyira, hogy még a döntés kiemenete sem jut el hozzá.

Azt, hogy a delegálás melyik szintje a leghatékonyabb, jellemzően a szervezet, a delegáló és a delegált tulajdonságai, illetve a feladat jellege határozza meg. Minél nagyobb jelentőségű a feladat, feltehetően annál inkább ragaszkodik majd a delegáló a visszajelzéshez és a döntés befolyásolásához.

A folyamat: a delegálás lépései

A folyamat azzal kezdődik, hogy a delegáló detektálja, hogy bizonyos feladatokat delegálnia kell a túlterheltségből adódóan. Sorra veszi feladatait, kiválasztja azokat, amiket tud és szeretne tovább adni. Ezeket alaposan körbejárja, felméri a végrehajtáshoz szükséges tudást, eszközöket, majd kiválasztja azt a munkatársat, aki a leginkább alkalmas a feladatmegoldásra.

A feladatot átvállaló kolléga átveszi a megoldáshoz szükséges, rendelkezésre álló háttéranyagokat, információkat és azt is, hogy milyen kritériumokat támaszt a delegáló a feladatmegoldással és az eredménnyel szemben. Ez különösen fontos, mivel alapjaiban befolyásolja a végeredményt. Ha a feladatmeghatározás nem pontos, akkor a delegálás sikere is veszélybe kerülhet, a nem megfelelő produktum ugyanis azt eredményezi, hogy újra el kell végezni a feladatot.

A delegálónak tehát meg kell győződnie arról, hogy a munkatárs megértette a feladatot és az elvárásokat. Ha szükséges, akkor érdemes a megbeszélés végén megkérni őt, hogy foglalja össze a hallottakat.

Az ellenőrzés mértéke a felek megegyezésétől függ, ahogy a feladat értékelése is. Ahogy fentebb láthattuk a delegálás több szinten is megvalósulhat, melyek más-más ellenőrzési és értékelési fokozatot követelnek meg.

Tipikus hibák

Minden szervezetben máshogy történik a delegálás, vannak azonban jellemző minták, hibák, amikkel gyakran találkozni. A delegálás feltételei nem mindig jutnak érvényre, ezek közül a hibák közül mutatunk be néhányat.

Homályos elvárások

Klasszikus csapda, hogy a vezető nem mondja el részletesen, hogy mit szeretne látni, majd pedig a végeredmény sem olyan lesz, amire számít. Ennek elkerülése miatt fontos a határidők, a hatáskörök és az elvárások tisztázása.

Engedni is meg nem is

Hatalmas hiba, amikor a vezető úgy csinál, mintha átruházna egy feladatot, de közben ez nem valósul meg. A delegáló tévesen abban a hitben ringatja magát, hogy a feladatainak száma csökkent, miközben valójában nem tudja elengedni, ami abban nyilvánul meg, hogy folyamatosan ellenőrzi munkatársát és beleszól a munkavégzésbe. Ennek veszélye, hogy a dolgozók elvesztik önállóságukat és motivációjukat.

Bizalomhiány

A buktatók táborát erősíti, ha a vezető viselkedésével és szavaival nem fejezi ki bizalmát a megbízott munkatárs felé. A teljesítmény érdekes dolog, minél nagyobb a bizalom, minél nagyobb az elvárás, annál magasabb szintű teljesítmény érhető el.

Egyenlőtlenségek

Nem jó stratégia, ha a feladatok delegálása egyenlőtlen. Ha mindig a legjobb emberek kapják a delegált kihívásokat, akkor túlterheltté válnak, a többi kolléga pedig nem tud majd fejlődni és új kihívásokkal szembesülni. Arról nem beszélve, hogy motivációval és nagy lelkesedéssel akár a tudásbeli hiányosságok is kompenzálhatók, így jobb eredmény születhet, mintha a legjobbakat terhelnénk túl.

3 tipp a hatékony delegáláshoz

Fontos, hogy milyen feladatot delegál a vezető

A feladat kiválasztása egy jól átgondolt döntés legyen, ne a pillanatnyi hangulat vagy az érzelmek befolyásolják. Nem azt a feladatot kell tovább adni, amit a delegáló nem szeret, hanem azt amelyik delegálása a legokosabb választás. Ilyenek például az ismétlődő feladatok, ajánlatok, riportok készítése.

Ismerni kell a munkatársakat

Fontos, hogy a vezető tisztában legyen a munkatársak képességével és aktuális állapotával, leterheltségével. A delegálásnak csak akkor lesz eredménye, ha a megfelelő embert választja ki a delegáló.

Ne feladatot adj, hanem hatalmat

Ahogy írtuk, a feladatkiosztás nem egyenlő a delegálással, utóbbi esetben ugyanis hatalmat is kap a munkatárs. Dönthet a fontos kérdésekben és saját hatáskörében járhat el. Tehát nem az a feladat, hogy írjon meg egy árajánlatot, hanem az, hogy hozzon be egy újabb ügyfelet.

A delegálás folyamata nem egyszerű, gyakran konfliktusokkal jár együtt, főleg a kezdeti időszakban tehernek tűnhet. Érdemes azonban dolgozni azon, hogy beálljon egy rend, és kialakuljon a gördülékeny munkafolyamat. Ez jelentősen megkönnyíthető, amennyiben a vezetőség megfelelő kvalitásokkal rendelkezik. A HR Partner Consulting vezetői képzései segíthetnek elsajátítani a legfontosabb képességeket, tudnivalókat.


Hírlevél, hogy ne maradj le

legyél naprakész!

Rólunk. Mondták.

Ügyfeleink bíznak szakértelmünkben és tanácsainkban.
HR Partner
  • HR Partner
    Az elmúlt évek során több közös munkában vettünk részt. Mindig éreztem azt a szándékot, hogy valóban megértsék a szervezeti és vezetői igényeinket, s arra adjanak megoldást. A közös gondolkodás külön élmény volt számomra. A HR Partner Consulting munkatársai soha nem voltak restek bátor kérdéseket feltenni nekem, ahogy a javaslataimat is mindig nyitott szívvel fogadták.


    Kriszt Hajnalka
    People and Performance Manager, LeasePlan
  • HR Partner Consulting
    Személy szerint nagyon hitelesnek találom szakmailag és emberileg is azokat a trénereket, szakértőket, akikkel eddig kapcsolatba kerültünk. Az ő szakmai felkészültségük és hitelességük nagyon könnyen megteremtette azt a bizalmi légkört, ami szükséges ahhoz, hogy jól együtt tudjunk dolgozni. A vezetői csapat is nagyon hamar elfogadta őket, és nagyon könnyen kialakult az együttműködés.


    Heiszmann Henrietta
    HR Igazgató, Extreme Digital
  • Rólunk mondták
    Számomra a legnagyobb értéket a HR Partner Consulting csapatában az jelenti, hogy szinte az első pillanattól kezdve, már a legelső beszélgetés alkalmával pontosan értik és meg is akarják érteni a szervezet problémáját. Amikor felhozzuk az alapvető dilemmát, úgy érzem, mintha a saját csapatom tagjai ülnének ott velem szemben - gyakorlatilag fél órán belül egymás nyelvét beszéljük.


    Nemes János
    HR Igazgató, Biotech
  • Ügyfeleink bíznak szakértelmünkben
    Azt szeretem bennük, hogy szakmailag nagyon magas szinten állnak és nagyon jó tanácsaik vannak. Mindig úgy érzem, hogy én vagyok a legfontosabb ügyfelük és ez nekem nagyon fontos. A másik, ami közös bennünk, az az, hogy mindketten megkaptuk a Családbarát Vállalat díjat. Erre én különösen büszke vagyok a cégünknél is és arra is, hogy a HR Partner Consulting ennyire fontos szerepet tulajdonít az elmenő kismamáknak, visszatérő kismamáknak és a kispapáknak is.


    Markovits Dóra
    HR Igazgató, Celanese Magyarország
  • 10 éves HR Partner Consulting
    Azért szeretek a HR Partner Consulting munkatársaival dolgozni, mert nagyon figyelnek arra, hogy mi kik vagyunk és mi az, ami minket valóban foglalkoztat. Az az energia, ami korábban arra ment el, hogy egymással viaskodtak, civakodtak vagy egyszerűen csak nem értették egymást a kollegák, ez most hasznosulni tud, mind a produkciók színvonalának emelése érdekében, azon túl, hogy egy sokkal jobb légkörben dolgoznak egymással. Azt látom, hogy a vezetőtársaim a saját csapatukkal is egyre jobban tudnak kommunikálni és egyszerűen a légkör minőségileg javult az elmúlt időszakban.


    Kosztolánczy Gábor
    Vezérigazgató-helyettes,
    Művészetek Palotája
ÜGYFELEINK

ők már bíznak bennünk

  • euralis
  • graphisoft
  • ingatlan
  • lufthansa
  • zoboki
  • t-home
  • blackbelt
  • borsodi-sorgyar-logo
  • monsanto
  • heineken
  • fundamenta
  • etyek
  • nuskin
  • bonafarm
  • agco
  • mupa
  • schibsted2
  • edigital
  • nec
  • mavir
  • gyokerek-es-szarnyak
  • generali
  • adevinta-logo
  • balabit
  • kpmg
  • spar
  • spice
  • accace
  • p2m-logo
  • adr
  • fkf
  • mazars
  • doka
  • sanofi
  • persecutor
  • bator
  • dtz
  • abacus-medicine
  • scitec
  • alma
  • gdf-suez
  • kuka-logo
  • eon
  • ot
  • bd
  • ing
  • delta
  • elmu
  • vatera
  • zinemath
  • mortoff
  • mondalez
  • cisco
  • ge
  • eurolog
  • dbh
  • inter
  • unilever
  • jti
  • metro
  • kilgray
  • commerzbank
  • pepco-logo
  • exim
  • knh-logo
  • molson
  • thyssenkrupp
  • progressive
  • kleffmann
  • knorr
  • cafe-commonications-logo
  • mnb
  • mvm
  • microsoft
  • hps-group
  • avon
  • celanese
  • bisnode
  • sandoz
  • caussade1
Pro Bono

partnereink

gyökerek és szárnyak
három királyfi, három királylány
országos mentőszolgálat
bátor tábor
Peter Cerny Alapítványi Mentőszolgálat
Együttműködő

partnereink

Kapcsolat

várjuk a megkeresésedet!

HR partner

HR PARTNER CONSULTING KFT.

1061 Budapest, Andrássy út 29.

HR Partner Consulting
Családbarát vállalat
KAPCSOLAT
HR Partner Consulting Kft.
Valódi Partner, Valódi Megoldások.
LÉGY NAPRAKÉSZ
kövess minket itt is
Ne maradj le legfrisseebb híreinkről és eseményinkről!

©2021 HR Partner Consulting Kft.
site by Meraki
Oldal tetejére

HR Partner Consulting
Sütihasználati tájékoztató

A honlappal kapcsolatos felhasználói élmény fokozásának érdekében, az adatkezelési tájékoztatóban foglaltak alapján, honlapunkon sütiket alkalmazunk.