A COVID és a pandémiás helyzet hívatlan lehetőség a cégek és a vezetők számára egyaránt. Lehetőséget kínál arra, hogy bebizonyítsuk, tényleg olyan erősek és sikeresek vagyunk, ahogy azt mindig is mondtuk és gondoltuk magunkról. Miközben a ma még elmosódott jövőre készülünk, érdemes felkészülni néhány alapvető változásra.
Megváltozik, letisztul és egyszerűsödik a dolgozói élmény
A hibrid munka világa számos, a dolgozói élmény kialakításában eddig fontosnak tekintett elemet lenulláz. Jogosan merül fel a kérdés, hogy akkor: „Mi teremt majd dolgozói élményt, amikor az iroda kialakítása, a branding, a rendezvények és csoportos események mind-mind kifakulnak a napi munkából?”
Ha szétnézünk az irodákban, elolvassuk a kutatásokat vagy belehallgatunk a beszélgetésekbe, akkor azt látjuk, hogy egy „átlagos” hónap részben otthon, részben pedig az irodában zajlik. A folyamatok, automatizmusok digitálisak és kevés vagy semmilyen személyes kapcsolatot sem igényelnek. A leggyakoribb kapcsolat a céggel, a csapattal és a vezetővel vagy a rendszeres megbeszélésekhez, vagy problémák megoldásához kötődik.
Csapatunk új tagjaival, az új belépőkkel személyesen csak késve találkozunk és ha irodákat látogatunk, félig vagy még kevésbe megtöltött emeleteket, zárt kávézókat és elhagyatott dohányzókat látunk. Emiatt egyre inkább látogatónak érezzünk magunkat az irodában.
Ezzel párhuzamosan a hagyományos dolgozói élmény elemek helyett újabb impulzusok formálják a dolgozói élményt.
A home office véget vet a dolgozói elkötelezettség csoportélményhez kötődő korszakának. Bár a csoportdinamika fenntartása továbbra is fontos eleme lesz a vezetői munkának, a pandémiát követően ehhez már minden munkatárs motivációjának, érdeklődésének és személyiségének mélyebb ismerete szükséges.
Egyéni szinten más és más megközelítéssel kell kezelni a csapat minden egyes tagját, hiszen személyiségüktől függően nagyon másként reagálnak a megváltozott munkahelyzetre.
Bár a csapatot alkotó tagok preferenciái eddig is mások voltak, az új felállásban ezt kevésbe a csoport tagjai, sokkal inkább a vezető egyéni szinten kell, hogy kezelje.
Hogyan?
- A csapat minden egyes tagját egyéni szinten kell kezelni, akár más és más megközelítéssel. Ehhez szükség van egyénre szabott, eltérő rendszerességű és tartalmú vezetői kommunikációra, ami gyors fejlődést vár el a vezetőktől, valamint a vezetői időbeosztást is átalakítja.
- Belátva, hogy a vezető sem lehet ott mindenütt, s a csoporthatás is gyengébb, alakíthatunk párokat vagy triókat, akik alkalmi és akár rendszeres módon is követik, támogatják egymást. Itt elsősorban a szociális hiányokra és társas igényekre tud könnyebben reagálni ez a formáció.
Miről szóljanak ezek az üzenetek?
- Ahogy a Hold-küldetések több helyen dolgozó csapatát, így a vállalat akár több száz helyen dolgozó kollégáit is a NAGY közös cél, a közös erőfeszítés tervezett eredménye tartja össze. Az eddig sokszor csak az irodafalakon, recepciókon megjelenő hitvallást most be kell juttatni az egyre monotonabbá váló hétköznapokba. A felsővezetők legnagyon kihívása az, hogy az ismétlést elkerülve a fülekben, a fejekben és a lelkekben tartsák a közös célt. Az ő bevonásuk ebbe a folyamatba az elkötelezés és a stabilitás szempontjából a legfontosabb, hiszen így juttatható el a legeredményesebben a vállalati nagy közös cél a munkavállalókhoz, ha azt a legmagasabb szintről képviselik.
- Érdemes ebben kommunikációs szakemberek segítségét kérni. A jól működő kommunikációhoz egyszerű, jól megjegyezhető, egyértelmű szlogenek is kellenek.
Biztonság és stabilitás
Az innováció és a megújulás korában hirtelen új jelentőséget nyer a cég stabilitása és a munkafolyamatok minősége. Fontos figyelembe venni, hogy a munkafolyamataink érzékenysége és karbantartási igénye is változik.
Eddig az irodai munka során egy kávé vagy egy rövid meeting alatt áthidalt kisebb zökkenők a „távolból” nehezebben oldhatók meg, megnő a rejtett konfliktusok lehetősége. A félreértés és a tisztázatlanul maradt nehézségek terhelni kezdik a kapcsolatainkat.
Ezek áthidalására már nehezebb „csak úgy” a hétköznapokban összedugni a fejünket és egy folyosói fél mondattal tisztázni a félreértéseket.
A hibrid környezetben a munkahely és a munkakörülmények stabilitása szintén meghatározó. Ez egyszerre jelenti a technológiai rendszer stabilitását, a feladatmegoldást, a napi munkavégzés szakértők, szeniorok általi háttértámogatását. Erősebbnek, megbízhatóbbnak látjuk cégünket, ha minden működik, vagy legalább gyorsan megjavul.
Hogyan érhetjük ezt el?
- Érdemes minél több kollégának legalább alapszintű folyamatszervezési, fejlesztési ismeretet adni. Ezzel nem csak bevonjuk őket, de mint a belső folyamatok legfőbb ügyfelei, értékes visszajelzéseket kaphatunk tőlük. Például a ma sok helyen még „kényszerdigitalizált”, azaz „gyorsan és a működésre koncentráltva átalakított” ügyfélszolgálati folyamatokat tovább lehet gyorsítani és felhasználóbaráttá tenni . Gyorsabban és olcsóbban, mint egy klasszikus projektben, ha maguk az ügyintézők rendelkeznek alapvető folyamatfejlesztő képességgel.
- Fontos, hogy a help desk-es kollégák is értsék szerepük megváltozását. Az új helyzetben ők jelentik a home office-ban dolgozók számára az egyik közvetlen kapcsolatot a céggel. Ők adják a munkatársak elsődleges biztonságérzetét. Szolgáltató szerepüket a jelen helyzet fókuszba állította, ők képviselik a vállalatot, a munkaadói gondoskodást. Elérhetőségük, gyors reagálásuk a munkavállalói élmény szempontjából döntő. Ezért szintén érdemes megerősíteni és erre az új feladatra tovább képezni a Help desk csoportot.
Mérni, mérni, mérni
Ahogy a jó öreg mondás tartja; „Az vagy, amit mérsz.”
Azaz nincs más hátra, mint mérni a dolgozói élményt. A home office és a hibrid munkavégzés teremtette helyzetben érdemes:
Rendszeresen megkérdezni, mit gondolnak munkatársaink a számukra fontos témákról, például a munkakörülményeikről, az elkötelezettségükről, a vezetői kommunikációról, stb.
Egyszerű és rövid kérdőíveket és eszközöket használjunk, hogy könnyen és gyorsan feldolgozható eredményeket kapjunk, melyek összehasonlíthatóak.
Legyünk kreatívak és használjuk ki a technológia adta lehetőségeket az azonnali visszajelzés kérésére. Akár kisebb megbeszélések, online munkacsoportok után is mérhetünk néhány kulcsmutatót. Remek eszközök; sli.do, menti.com vagy kahoot.com. Az eredményeket mindig osszuk meg a résztvevőkkel. Ez már maga is növeli a munkavállalói élményt.
Ahogy telnek a hónapok és újabb vírusvariánsok érkeznek, egyre jobban látható, hogy a hibrid iroda és az új típusú munkavégzés több mint átmenti állapot. Az átmeneti megoldások állandóvá válnak/válhatnak.
A működtetés helyett egyre inkább ezen megoldások fejlesztése válik a leendő siker alapjává.
Az egyik legfontosabb tényező továbbra a dolgozói elégedettség és a motiváció marad.
A fenti szempontok figyelembevételével lehetőségünk van nem csak stabilizálni, hanem átalakítani és erősíteni azt, ahogy a kollégáink, a csapatunk kötődik hozzánk vezetőkhöz és a vállalathoz.
