A HR menedzsment számos területe érintett Compliance szempontból. Az ebből fakadó kockázatot a Compliance követelmények figyelembevételével lehet mérsékelni. De, hogy pontosan mik is ezek a szempontok és mit takar a HR Compliance szolgáltatás, kinek és mikor érdemes igénybe vennie, ez mind kiderül cikkünkből, melyben Ladics Viktória a Grant Thornton Magyarország Head of HR Services vezetőjével, Vajna Zsófiával beszélgetett.
Ladics Viktória (LV): Zsófi, pontosan mit jelent a Compliance kifejezés?
Vajna Zsófia (VZS): Compliance, vagyis megfelelőség valamilyen szabálynak, irányelvnek, előírásnak. Célja, hogy egy vállalat, illetve szervezet külső és belső tevékenységét tekintve is megfeleljen az irányadó törvényi, szervezeti és olykor erkölcsi/társadalmi szabályoknak.
LV: Mit takar a HR Compliance szolgáltatás?
VZS: Ez egy megfelelőségi vizsgálat, melyre két irányból érkezhet hozzánk megkeresés.
Egyrészt olyan cégtől, aki tudja, mit szeretne feltárni, átvizsgálni. Például: csak a munkaszerződéseket vagy csak a belső szabályzatokat.
Másrészt olyan ügyféltől, aki először csak egy diagnosztikát kér tőlünk.
LV: Hogyan néz ki a HR compliance folyamata?
VZS: Első körben készül egy ügyfélre szabott kérdőív, majd bekérünk minden olyan dokumentumot (munkaszerződés, munkaköri leírás, munkaidő nyilvántartás) amely a kért vizsgálat fókuszpontját alkotja.
Ezeket átnézzük, és közben egyeztetünk még az ügyféllel. A diagnosztika során feltárjuk, hogy az egyes munkaügyi területek (bérszámfejtés, beléptetés, kiléptetés, javadalmazási terület, premizálás, munkaügyi belső viták, ellenőrzések, figyelmeztetések rendszere), hogyan működnek, a helyben kialakult folyamatok és gyakorlat mennyire követi le a jogszabályi hátteret, igazodik-e ahhoz, emellett kitérünk arra is, hogy van-e olyan folyamat, amire a szabályozások miatt szükség lenne, de jelenleg nincs a cégnél.
Erről egy összefoglaló feltáró anyagot (diagnózist) készítünk a megbízónak.
A diagnózisban termesztésen javaslatokat is teszünk arra vonatkozóan, hogy mik azok a folyamatok, amiket javítani kell és mik azok a dokumentumok, amelyek használatát be kell vezetni. Ez képezi a további folyamatfejlesztések alapját, melyet, ha az ügyfél kéri, akkor mi is meg tudunk csinálni.
LV: Meddig tart egy ilyen HR Compliance vizsgálat?
VZS: Maga az alap Compliance vizsgálat és a diagnosztika egyszeri és kb. 1 hónapos időszak alatt készülhet el. Az ezt követően felállított változtatások elvégzéséhez tudunk még további segítséget és megoldásokat kínálni, valamint a kialakítást is el tudjuk végezni. Amennyiben szükséges és igény van rá, az üzemeltetésében is tudunk segíteni.
LV: A HR Compliance szolgáltatás eredménye forintosítható?
VZS: Igen. Egyrészt maga a szabálykövetés mindig kifizetődő. Másrészt, ha a munkáltatónál rendben vannak a dokumentumok, akkor azzal elkerülhetőek az ellenőrzések során várható büntetési tételek vagy akár jogviták költségei is. Emellett pedig a folyamatok felülvizsgálatával fejlődik a munkamódszer, ami az adminisztrációs és a munkaköltség csökkentést is jelent(het)i.
LV: Mik a jellemző ügyfél esetek?
VZS: A leggyakoribb a munkaszerződések és a munkajogi területek átvizsgálása, a bonyolult munkavégzési rendszerekben pedig a munkaidő nyilvántartások alkalmazása és vezetése és persze a teljes szervezetdiagnózis, a hiányzó és javítható folyamatok feltárása valamint a folyamatfejlesztés.
LV: Van a HR Compliance szolgáltatásnak szektorspecifikussága?
VZS: Nincs. Ez mindenkinek hasznos lehet. Annak is, aki azt érzékeli, hogy a szervezeten belül „gazdátlanná” vált a munkaügyi adminisztráció és annak is, aki szeretné biztonságban tudni a szervezet ilyen működését. Ez lehet egy 60 fős vállalat vagy akár egy 600 fős is, mint ahogyan gyártócég vagy akár szolgáltató is.
LV: Mik a legfőbb kockázati pontok egy cég életében?
VZS: A munkajogi megfelelőség nagy hangsúlyt kap, hiszen ezek a jogviták a legproblémásabbak a cégeknek. De ugyanilyen lehet egy, munkaügyi ellenőrzési szempontból kiemelt szektorban működő munkáltatónál (kereskedelem, építőipar) a munkaidő nyilvántartások hiánya vagy hiányosságai.
A mi szolgáltatásunk igénybevételével elébe lehet menni az évekig elhúzódó munkajogi pereknek, kártérítéseknek, vagy a visszamenőleges hatályú döntések miatti megnövekedett adminisztrációnak.
LV: Van lehetőség előminősítésre mielőtt egy nagy projektet megrendelünk?
VZS: Igen, ahogyan azt már korábban is említettem, a diagnózis felállítása lehet az első lépés.
Ez főképp azoknak lehet hasznos, akik egyáltalán nem látják még át a szervezetük munkaügyi adminisztrációját, működését. De a tapasztalat azt mutatja, hogy még azoknak is tudunk újat mutatni, akik évek óta látják a problémát.
LV: A közös munka során edukáljátok is a HR-eseket?
VZS: Igen, és nem csak őket. Az átadott és kialakított működő folyamatokban, rendszerekben van egy nagyfokú alkalmazási és üzemeltetési rész is, hisz a szabályrendszert folyamatosan be kell tartani. Erre fel kell készíteni a leendő munkavállalót, HR-est, munkaügyest, vezetőt. Ezeket mi vállaljuk.
LV: Hol érhetnek el Titeket az ügyfelek?
VZS: Budapesten és Győrben is van irodánk, ahol várjuk a megkereséseket.
https://www.grantthornton.hu/rolunk/elerhetosegeink
Köszönöm a beszélgetést, Zsófi!
