A delegálás jelentése: hatékonyság és siker

A feladatok mennyiségének megnövekedése forgószélként taglózhatja le még a legtalpraesettebb vezetőket is. Van azonban egy eszköz, amivel a túlterheltség, és az ebből adódó teljesítménycsökkenés megelőzhető. Ez nem más, mint a delegálás. Nézzük, mit kell róla tudni, és hogy lehet jól csinálni!

A delegálás jelentése

A delegálás során a vezető saját feladatai közül ruház át az egyik kollégájára, miközben az eredményért továbbra is ő maga marad a felelős. Nem ugyanaz tehát, mint a feladatok kiadása, hiszen akkor nem szükségszerű, hogy a saját hatókörébe tartozó feladatot adjon át.

A szervezeti struktúrából adódóan a delegálás történhet lefelé, egy alacsonyabb beosztású munkatárs irányában, a modern szervezeti szemléletnek köszönhetően azonban a felfelé delegálás fogalma is bevezetésre került. Ezekben az esetekben a feladatot a vezetőség irányába továbbítják, ahol rendelkezésre állnak a szükséges ismeretek a megoldáshoz.

Egyes nézetek szerint a delegálás a klasszikus szervezetek sajátja, olyan vállalatoké, melyekben erős a hierarchia. Itt működik a vezetői feladatok átruházása, nem úgy az agilis szervezeteknél, ezeknek alapja ugyanis az önkéntes feladatvállalás, ami a delegálás eszméjével nem összeegyeztethető.

Miért kell delegálni?

Felmerülhet a kérdés, hogy miért akarná bármilyen vezető a saját feladatait delegálni. A válasz egyszerű, a tehermentesítés miatt. Az elszaporodó feladatok igen veszélyesek több szempontból is, egyfelől, mivel fizikailag, szellemileg és lelkileg megterhelik a feladatvégzőt, másfelől pedig ez a hatalmas nyomás a teljesítményben is megmutatkozik.

A feladattovábbítás segítségével optimalizálható a leterheltség, kisimíthatók a feladategyenlőtlenségek azáltal, hogy nincs szabad kapacitás a rendszerben. A delegáláshoz nagyfokú bizalom szükséges, hiszen az eredményért vállalt felelősség csak részben ruházódik át, így a delegálónak meg kell bíznia abban, akinek delegál, a képességeiben, a tudásában.

Azáltal, hogy a dolgozókat saját hatáskörrel ruházzák fel, sokat lehet profitálni. A legfontosabb ezek közül, hogy a munkatársak lehetőséget kapnak a fejlődésre, új szakmai kihívásokkal találkoznak, amikből tanulni tudnak. Nem elhanyagolható az sem, hogy fejleszthető a vállalati kultúra, minél inkább érzik az emberek, hogy munkájuk fontos és jelentőséggel teli, azt, hogy bizalom mutatkozik irányukban, mivel részesei lehetnek a döntéshozatalnak, annál motiváltabbak és elkötelezettebbek lesznek a cég irányába.

Delegálás A-tól Z-ig

A feladatok delegálása egy skálán helyezkedik el, melynek egyik végpontja, hogy a delegáló teljes mértékig átruházza az adott feladatot, a másik pedig, hogy nem ad át semmit, maga végez el mindent.

• Az alapszint, amikor a delegáló marad döntési pozícióban, a bevont munkatárs feladata pedig, hogy a döntést előkészítse, a szükséges háttéranyagokat összegyűjtse, terveket és javaslatokat fogalmazzon meg. A döntésbe azonban semmiféle beleszólása nincsen.

• A következő szintnél a delegáló elmondja a véleményét, a döntést azonban a feladattal megbízott munkatárs hozza meg, miután értékelte a delegáló véleményét, tehát ilyen módon ő is részese lehet a döntési folyamatnak.

• A harmadik verzióban a feladattal megbízott munkatárs dönt egyedül, a saját szempontrendszere mentén. A delegáló sem marad ki a folyamatból, mivel a döntési procedúra kimenetéről tájékoztatást kér.

• A negyedik szint esetén a delegáló teljesen kimarad a döntésből, olyannyira, hogy még a döntés kiemenete sem jut el hozzá.

Azt, hogy a delegálás melyik szintje a leghatékonyabb, jellemzően a szervezet, a delegáló és a delegált tulajdonságai, illetve a feladat jellege határozza meg. Minél nagyobb jelentőségű a feladat, feltehetően annál inkább ragaszkodik majd a delegáló a visszajelzéshez és a döntés befolyásolásához.

A folyamat: a delegálás lépései

A folyamat azzal kezdődik, hogy a delegáló detektálja, hogy bizonyos feladatokat delegálnia kell a túlterheltségből adódóan. Sorra veszi feladatait, kiválasztja azokat, amiket tud és szeretne tovább adni. Ezeket alaposan körbejárja, felméri a végrehajtáshoz szükséges tudást, eszközöket, majd kiválasztja azt a munkatársat, aki a leginkább alkalmas a feladatmegoldásra.

A feladatot átvállaló kolléga átveszi a megoldáshoz szükséges, rendelkezésre álló háttéranyagokat, információkat és azt is, hogy milyen kritériumokat támaszt a delegáló a feladatmegoldással és az eredménnyel szemben. Ez különösen fontos, mivel alapjaiban befolyásolja a végeredményt. Ha a feladatmeghatározás nem pontos, akkor a delegálás sikere is veszélybe kerülhet, a nem megfelelő produktum ugyanis azt eredményezi, hogy újra el kell végezni a feladatot.

A delegálónak tehát meg kell győződnie arról, hogy a munkatárs megértette a feladatot és az elvárásokat. Ha szükséges, akkor érdemes a megbeszélés végén megkérni őt, hogy foglalja össze a hallottakat.

Az ellenőrzés mértéke a felek megegyezésétől függ, ahogy a feladat értékelése is. Ahogy fentebb láthattuk a delegálás több szinten is megvalósulhat, melyek más-más ellenőrzési és értékelési fokozatot követelnek meg.

Tipikus hibák

Minden szervezetben máshogy történik a delegálás, vannak azonban jellemző minták, hibák, amikkel gyakran találkozni. A delegálás feltételei nem mindig jutnak érvényre, ezek közül a hibák közül mutatunk be néhányat.

Homályos elvárások

Klasszikus csapda, hogy a vezető nem mondja el részletesen, hogy mit szeretne látni, majd pedig a végeredmény sem olyan lesz, amire számít. Ennek elkerülése miatt fontos a határidők, a hatáskörök és az elvárások tisztázása.

Engedni is meg nem is

Hatalmas hiba, amikor a vezető úgy csinál, mintha átruházna egy feladatot, de közben ez nem valósul meg. A delegáló tévesen abban a hitben ringatja magát, hogy a feladatainak száma csökkent, miközben valójában nem tudja elengedni, ami abban nyilvánul meg, hogy folyamatosan ellenőrzi munkatársát és beleszól a munkavégzésbe. Ennek veszélye, hogy a dolgozók elvesztik önállóságukat és motivációjukat.

Bizalomhiány

A buktatók táborát erősíti, ha a vezető viselkedésével és szavaival nem fejezi ki bizalmát a megbízott munkatárs felé. A teljesítmény érdekes dolog, minél nagyobb a bizalom, minél nagyobb az elvárás, annál magasabb szintű teljesítmény érhető el.

Egyenlőtlenségek

Nem jó stratégia, ha a feladatok delegálása egyenlőtlen. Ha mindig a legjobb emberek kapják a delegált kihívásokat, akkor túlterheltté válnak, a többi kolléga pedig nem tud majd fejlődni és új kihívásokkal szembesülni. Arról nem beszélve, hogy motivációval és nagy lelkesedéssel akár a tudásbeli hiányosságok is kompenzálhatók, így jobb eredmény születhet, mintha a legjobbakat terhelnénk túl.

3 tipp a hatékony delegáláshoz

Fontos, hogy milyen feladatot delegál a vezető

A feladat kiválasztása egy jól átgondolt döntés legyen, ne a pillanatnyi hangulat vagy az érzelmek befolyásolják. Nem azt a feladatot kell tovább adni, amit a delegáló nem szeret, hanem azt amelyik delegálása a legokosabb választás. Ilyenek például az ismétlődő feladatok, ajánlatok, riportok készítése.

Ismerni kell a munkatársakat

Fontos, hogy a vezető tisztában legyen a munkatársak képességével és aktuális állapotával, leterheltségével. A delegálásnak csak akkor lesz eredménye, ha a megfelelő embert választja ki a delegáló.

Ne feladatot adj, hanem hatalmat

Ahogy írtuk, a feladatkiosztás nem egyenlő a delegálással, utóbbi esetben ugyanis hatalmat is kap a munkatárs. Dönthet a fontos kérdésekben és saját hatáskörében járhat el. Tehát nem az a feladat, hogy írjon meg egy árajánlatot, hanem az, hogy hozzon be egy újabb ügyfelet.

A delegálás folyamata nem egyszerű, gyakran konfliktusokkal jár együtt, főleg a kezdeti időszakban tehernek tűnhet. Érdemes azonban dolgozni azon, hogy beálljon egy rend, és kialakuljon a gördülékeny munkafolyamat. Ez jelentősen megkönnyíthető, amennyiben a vezetőség megfelelő kvalitásokkal rendelkezik. A HR Partner Consulting vezetői képzései segíthetnek elsajátítani a legfontosabb képességeket, tudnivalókat.