Ügyfelünk, aki elsősorban rendszerelemek és lean termékek fejlesztésére, gyártására és forgalmazására specializálódott, azzal a kéréssel fordult hozzánk: tegyük számára átláthatóvá a rendelkezésre álló munkavállalói dokumentumokat, és amennyiben hiányosságot tapasztalunk a munkaszerződések, kapcsolódó mellékletek, tájékoztatók, nyilvántartások kapcsán, úgy azt jelezzük felé. Adjunk az egésznek egy struktúrát, iránymutatást számára, amit a jövőben tud követni.
Kérte, hogy a munkavállalói dokumentumok mellett azt is nézzük meg, hogy a szerződésben rögzített feltételek, nyilvántartások, utólagos elszámolások a jogszabályoknak megfelelnek-e.
Sok más kkv-hoz hasonlóan náluk sincs dedikált humánpolitikai vezető, ezért ezen dokumentumok hiánytalan megléte is a pénzügyi vezető feladatkörébe tartozik, az ő feladatlistájára kerül.
Mindezekre a sok egyéb napi feladata mellett kevesebb ideje jutott, viszont új vezetőként pontosan látta, hogy a munkavállalókat érintően adminisztrációs hiányosságok tapasztalhatók.
A munkajogi, társadalombiztosítási, munkavállalókat érintő adózási kérdések kapcsán folyamatosan lehetnek változások, így kiemelten fontos, hogy naprakész ismeretekkel rendelkezzünk, ami a jogszabálykövetést teljes egészében biztosítani tudja. Mert ezek jelentősége nagyobb, mint gondolnánk.
Miért is?
- kaphatunk foglalkoztatásfelügyeleti ellenőrzést, vagy
- munkavállalóra vonatkozó utólagos adatbekérést,
- előfordulhat jogvita,
- valamint a társadalombiztosítási nyugellátásról szóló törvény értelmében is kötelezettségünk van ezzel kapcsolatban. A biztosított, volt biztosított biztosítási jogviszonyával összefüggő, a szolgálati időről vagy a nyugellátás megállapítása során figyelembevételre kerülő keresetről, jövedelemről adatot tartalmazó munkaügyi iratokat a biztosítottra, volt biztosítottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig meg kell őriznünk,
- a munkavállalókhoz kapcsolódó elszámolásokat a külső bérszámfejtő akkor tudja pontosan elkészíteni, ha a számára szolgáltatott adatok hiánytalanok és teljeskörűek.
A fentiekből fakadó hiányosságokat a pénztárcáján is megérezheti a vállalkozás.
Bár a foglalkoztatásfelügyeleti hatóság együttműködő, támogató, de vannak olyan esetek, amikor nincs mérlegelési jogkörük, és bírságot kell kiszabniuk.
A foglalkoztatottak kapcsán igénybe vehető kedvezményekkel pedig érdemes élni, mivel ezen összegek más célra, vállalkozásunk fejlesztésére is fordíthatók.
A munkavállalókhoz kapcsolódó, nem a törvényeknek megfelelő nyilvántartások, elszámolások kapcsán pedig egy utólagos jogvita esetében is adódhatnak nehézségeink.
Ügyfelünknél a dokumentumok áttekintése feltárt olyan hiányosságot, mint például az elmaradt kedvezmények érvényesítése. Ez a folyamat végére számszerűsíthető hasznot hozott a cégnek.
Emellett olyan, a mindennapi működést nem befolyásoló problémák is napvilágot láttak, amelyek talán fel sem tűntek volna, ha az érintett pénzügyi vezető nem akar rendet tenni és nem látja be azt, hogy ő ehhez lehet, hogy most nem elég, mivel ő is csak egy ember véges idővel és kapacitással.
A projekt során nyert tapasztalataink rávilágítottak minket is arra, hogy mekkora igény van a kkv-szektorban a munkaügyi analízisre, ezért kidolgoztunk egy erre vonatkozó csomagot.
Honnan tudhatja, hogy az Ön cégének munkaügyi analízisre van szüksége?
A vállalkozások mindennapjaiban kevesebb olyan eset fordul elő, amikor minden szakember egy helyen megtalálható, és amikor a jogszabályváltozásokhoz azonnal hozzá tudják igazítani a szerződésmintákat, az elvégzendő feladatokat.
Sok esetben használnak a vállalkozások például netről letöltött vagy évekkel ezelőtt elkészített iratmintákat. Ami nem egyértelműen jelent gondot, mert lehet teljesen hibátlan is, ha a jogszabályok nem hoztak mindezeket érintő változást. Sok helyen van jelen a szokásjog. Ami szintén nem probléma, mivel a jó gyakorlatot érdemes követni. De tudjuk-e, hogy mikor volt változás?
Ugyanúgy, ahogy az élet minden területén, úgy a vállalkozásunkon belül is időnként szükség van egy átfogó ellenőrzésre. Ez igazolhatja, hogy minden a helyén van és így kell tovább haladnunk, de kijöhet olyan eredményt is, hogy bizonyos területeken változtatnunk kell, hogy jobbak, hatékonyabbak tudjunk lenni.
Mi a munkaügyi analízis menete?
A munkaügyi analízis során vállalkozásához igazodva, a következő folyamatban végezzük el az elemzést:
- Egy adatbekérő alapján feltérképezzük vállalata érzékeny pontjait.
- Ezt követően javaslatot teszünk a felülvizsgálandó területekre.
- A dokumentumok rendelkezésre bocsátását követően elvégezzük az elemzést.
- A kapott adatokat kiértékeljük, melyről részletes összefoglalót bocsátunk rendelkezésükre.
- Megoldási javaslatokat teszünk.
- A jogszabályok alapján ismertetjük: a munkavállalókat érintően milyen kötelezettségei vannak vállalkozásának, valamint a foglakoztatásfelügyeleti ellenőrzés várható menetét, az ellenőrzés során érintett dokumentumok körét.
- Igény szerint elkészítjük a javítandó iratmintákat.
Mit nyer Ön ezzel?
- Rendben tudhatja a munkavállalói dokumentumokat.
- Nem érhetik meglepetések.
- Megmutatjuk az utat, melyet már csak követni kell.
Mennyi időt vesz ez igénybe?
Az ellenőrzés időtartama a vállalkozása méretétől, tevékenységétől, illetve számos egyéb tényezőtől függ:
- Milyen tevékenységet folytatnak?
- Vannak-e ágazati specifikumok?
- Milyen munkarendben foglalkoztatja dolgozóit?
- Foglalkoztat-e fiatalkorút, megváltozott munkaképességűt?
Mindez csak néhány kérdés a sok közül, amely meghatározza a szükséges időt.
Milyen gyakran kell ismételni?
Az ellenőrzéshez kapcsolódóan érdemes élnie az utólagos támogatás lehetőségével. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy ha változás következik be, úgy azt azonnal jelezzük önnek, és átvezetjük szerződésmintáiban, módosítjuk a nyilvántartásaihoz, elszámolásaihoz kapcsolódó iránymutatásokat.
Amennyiben az előző lehetőséggel nem szeretne élni, abban az esetben is érdemes az ellenőrzést 1-2 évente megcsináltatni.
Mennyibe kerül ez Önnek?
A munkaügyi analízis díja minden esetben egyedileg kerül megállapításra a vállalkozása működésének függvényében. Az adatbekérő kitöltése után tudunk önnek erre pontos számot mondani.
Bővebb felvilágosítást a munkaügyi analízissel kapcsolatban, Szarvas Judit HRO üzletágvezetőnk tud adni, a
Készítette:Kovács Nikoletta, munkajogi szakokleveles tanácsadó, adótanácsadó
