Ez a hét máshogy indult, mint a többi. A mai napon elindult az új, virtuális életünk.
- Reggel egy vezetői coaching üléssel nyitottam - online
- Ezt követően az ötfős vezetői csapattal volt hétindító meetingünk – online.
- Utána a 12 fős szűk teammel tartottunk üzletági megbeszélést – online.
- Ezt követte a teljes, 22 fős tréneri-tanácsadói csapattal kezdődött a kétórás találkozó – online.
- Végül pedig egy háromórás tréninget tartottam a „Visszajelzés és coaching” témában – online.
Noha tavaly egy évig Angliából vezettem a magyarországi csapatot, amelynek során sok-sok tanulsággal gazdagodtam a virtuális vezetés kapcsán, ez a hétfő megbeszélés-sorozat sok érzelmet kavart fel bennem. Legfőképpen kettőt:
Kétségbeesést: Úristen, tényleg nem fogok találkozni a kollégáimmal hónapokig? Hogy fogjuk ezt kibírni anélkül, hogy a falra másznánk a bezártságtól?
Lelkesedést: Megcsináltuk! Legyen az nagycsoportos megbeszélés, egyéni coaching, vagy akár készségfejlesztő tréning, az online forma működik.
Igenis tudunk online fórumokon, virtuálisan együttműködni, közösen dolgozni, fejlődni. Különösen akkor, ha betartunk hüvelykujj-szabályt a virtuális megbeszélések kapcsán.
-
Legyen tere a személyes kapcsolódásnak. Az online megbeszélések a karantén idején már nem csak a praktikus dolgok megbeszéléséről szólnak. Ez a fórum a kapcsolódás, a csapatépítés, az együttlét helyszíne. Hiszen most nincsenek közös ebédek, kávészünetek, dumálgatások a folyosón. A laza, kötetlen beszélgetéseket a virtuális meetingnek kell helyettesíteniük ebben az időszakban. Teremtsd meg a lehetőségét annak, hogy az operatív feladatokon túl a személyes kapcsolódás is létrejöhessen a meetingeken.
-
Indítsatok nyitókörrel. Amikor elkezdtek egy megbeszélést, tartsatok egy rövid nyitókört. Ki hogy van ma? Ki hogy viseli a kötelező távmunkát? Igen, ezzel idő fog elmenni, de hidd el, megéri. Egészen más minőségű lesz a megbeszélés, az együttműködés, ha adsz lehetőséget arra, hogy a csapattagok ilyen formában beszélgessenek egy kicsit. Ne feledd: ez az időszak mindenki számára rendkívül stresszes, és bizonytalansággal teli periódus. Tedd lehetővé, hogy ezeket az érzéseket megoszthassák egymással.
-
Mindig használjatok videót. Amíg csak néha egy-egy napot dolgoztatok home-office-ból, addig ez kevésbé volt kritikus tényező. Telefonon, konferencia-hívás formájában is el tudtátok intézni a legfontosabb dolgokat. Hiszen másnap úgyis beszéltetek személyesen. Ám most más a helyzet. Csak online tudtok találkozni, és ezért kiemelten fontos, hogy lássátok egymást, lássátok a másik testbeszédét, a reakcióit. Ragaszkodjatok a videos formához. Ne hozzatok ebben kompromisszumot. Ha nem működik a webkamera szoftvere, segítsetek egymásnak, hogy megjavuljon. Tegyetek meg mindent azért, hogy lássátok egymást.
-
Zárjatok be minden zavaró alkalmazást. Ha az irodában tartotok egy megbeszélést, vélhetően a résztvevők közben nem pötyögnek a mobiljukon, nem írogatnak e-mailt, hanem figyelnek egymásra. Ám online megbeszélések közben óriási a kísértés, hogy az amúgy is nyitva lévő másik ablakban gyorsan megírjak egy e-mailt, elolvassak egy hírt. Érdemes úgy kezdeni a megbeszélést, hogy a gépen bezárjátok az összes többi ablakot, böngészőt, e-mailt, word dokumentumot, mindent. Ez segít hogy a résztvevők valóban tudjanak fókuszálni a közös témára, és egymásra.
-
Az időtartás kritikus fontosságú. Tapasztalatom szerint az online megbeszéléseken az időkeretek tartása még fontosabb, mint a személyes találkozókon. A résztvevők a szokásosnál is érzékenyebbek a pontos kezdésre és a pontos befejezésre. Karantén idején ez már csak azért is igaz, mert az összes családtag otthon van, így a kollégáknak sokféle igényhez kell alkalmazkodnunk: mikor ebédelnek a gyerekek, mikor kell átadnom a dolgozószobát a páromnak, akinek szintén megbeszélése kezdődik. Mindig tartsátok az időkereteket.
- Gyakoribb szünetek. Már az irodában is elég fárasztó tud lenni egy 10 fős, kétórás meeting. Mindez online formában sokak számára szinte elviselhetetlen. A monitor előtt ülés fárasztja a szemet, a sokféle beszűrődő hang miatt nehezebb koncentrálni… és minél több a résztvevő, annál fárasztóbb a megbeszélés. Tartsatok gyakoribb szüneteket. Egy 6-8 fős, másfél órás találkozót például érdemes úgy tervezni, hogy menet közben beiktattok egy 10 perces technikai szünetet. Érdemes azonban két fontos dolgot kiemelni a szünetek kapcsán.
- A rövid szünetek alatt mindenki álljon fel a monitor elől, mozogjon egy kicsit, sőt, ha teheti, menjen ki pár percre a friss levegőre, vagy szellőztessen. Semmi értelme a szünetnek akkor, ha résztvevők azt a képernyő előtt töltik, hiszen épp az újra-energizálódás lehetősége vész el ezzel.
-
Vegyétek nagyon komolyan a szünet végét. Ha ugyanis utána további 5-10 percig tart, míg mindenki visszaér a monitorja elé, akkor a csapat hamar le fog szokni a szünet-tartásról, és rendkívül fárasztóvá válik majd a közös munka.
-
Alkossatok tiszta szabályrendszert. De vajon vezetőként hogyan biztosíthatom, hogy a résztvevők időben érkezzenek vissza a szünetről, hogy valóban koncentráljanak, hogy e-mailezgessenek a megbeszélés közben? Javaslom, hogy beszéljetek erről a témáról, tisztázzátok a kereteket. Legyen közösen kimondva egy-két szabály, amelyhez mindenki tartja magát. S hogy hogyan tudod ellenőrizni, hogy valaki maradéktalanul betartja-e a szabályokat? Nem tudod ellenőrizni, mint ahogy a home-office időszaka alatt nincs módod arra, hogy állandóan figyelemmel kísérd, ki mivel tölti az idejét. Ez az időszak az egyéni felelősségvállalás és a bizalom időszaka kell, hogy legyen. Az ellenőrzés jól bevált eszközei helyett vezetőként a transzparens kommunikáción, a motiváláson, a tiszta célkitűzésen, és a mentoráláson kell, hogy legyen most hangsúly.
- Értékeljétek a megbeszélést. Különösen az első időszakban javaslom, hogy a meetingek végén szánjatok 5-10 percet arra, hogy közösen értékelitek a találkozót. Ki hogy érezte magát? Mennyire volt hatékony a munkavégzés, az információátadás szempontjából? Szolgálta-e kellőképpen a személyes kapcsolódást? Mennyire volt fárasztó? Mit változtassunk, hogy legközelebb még jobb legyen? Ha rendszeresen beiktatjátok a közös értékelést a megbeszélések végére, és levonjátok a tanulságokat, akkor azt fogjátok tapasztalni, hogy egyre produktívabbá, egyre energikusabbá válnak a találkozóitok.
Avar Eszter
