Az elmúlt időszakban a krízishelyzet miatt számos nagyvállalatnak is új kihívásokkal kellett szembenéznie. Az otthoni munkavégzést, valamint a kommunikáció és a folyamatok átszervezését szinte egyik napról a másikra kellett megoldaniuk. H. Zsolt, egy svájci tulajdonú multinacionális cég kelet-európai logisztikai igazgatója osztotta meg velünk tapasztalatait.
A vállalat közel 10 000 munkavállalót alkalmazó multinacionális cég - 50 országban foglalkozik bányászattal, mészkőfeldolgozással és vegyianyag nagykereskedelemmel. A válság okozta átállás a teljes adminisztrációs állományukat érintette.
„Számunkra az otthoni munkavégzés nem okozott nagy fejtörést, hiszen mindenkinek volt laptopja és mobiltelefonja is, így mind az 5 általam felügyelt országban könnyedén alkalmazkodtunk a home office feltételeihez. A szervezeti egységeken belül napi kétszer tartottunk videós értekezleteket országos szinten, regionális szinten pedig azonnal napi videóhívásokat vezettünk be a krízishelyzet kezelésére. Ezen felül heti összefoglalókat készítettünk az európai menedzsment számára. Úgy érezzük, a legnagyobb kihívást számunkra a gyorsan változó piaci helyzethez való alkalmazkodás jelentette – ez kicsit megviselt bennünket.”
A HR Partner Consulting 2017-ben kezdte meg a közös munkát a vállalattal – elsősorban a tréningekkel, képzésekkel és coaching szolgáltatásokkal. A kialakult válsághelyzetben pedig Pro Bono online coaching szolgáltatást vettek igénybe 2 vezető számára is.
„Meglepő módon az online térnek nem voltak hátrányai - nagyon jól sikerült, és pont jókor jött a támogatás az újonnan beilleszkedő csoportvezetőnk számára. Nagyon hálás vagyok a Pro Bono coaching lehetőségért, ami könnyebbé tette számunkra a krízishelyzethez való alkalmazkodást és a megoldásokban is segítséget nyújtott.”
A közös munka során arra törekedtünk, hogy csapatunk maximálisan támogassa partnercégünk munkatársait a hatékonyság fenntartásában, a biztonságukat előtérbe helyezve. Ennek érdekében konkrét biztonsági akcióterv és intézkedések születtek.
„A szabályok meghatározásakor figyelembe vettük a WHO iránymutatásait, az EU direktívákat és a HR Partner Consulting csapatának tanácsait is. Az irodába való visszatérésre három hullámot határoztunk meg, melyek mind 1-1 hónapot fednek le. Az első hullámban az adminisztratív állomány 30%-a, a második hullámban 50%-a, majd a harmadik hullámban az állomány 20%-a tér vissza az irodai munkához. Egy nap egyszerre csak a munkatársak maximum 50%-a tartózkodhat bent az irodában – most már nem is fogunk visszatérni arra, hogy mindenki egyszerre bejárjon. Ezen felül bevezettük a heti váltást, így felváltva, „A” és „B” héten járnak be a kollégák.”
Ez a kihívásokkal teli időszak azonban olyan változások bevezetésére is késztette a céget, amelyek közül jó néhány hosszú távon is a hatékonyságot szolgálja. Vajon mik azok az intézkedések, amik egy ilyen nagyvállalat életében előrelépést jelentettek?
„A megbeszéléseket teljes mértékben áthelyeztük a digitális térbe – ezt így fogjuk csinálni a jövőben is, amíg az utazási lehetőségek korlátozottak. Valamint a személyes kapcsolatok hiánya miatt beindultak az online kávézások is, ami sokat segített az otthon töltött időszak alatt, így ezt a szokást is szeretnénk megtartani.”
Bordás Beáta, a HR Partner Consulting HR Outsourcing üzletágvezetője is pozitívan látja az együttműködést:
„Nagyon izgalmas volt Zsolttal együtt gondolkodni a karanténszabályok feloldásán és látni, hogy egy tapasztalt regionális vezető és menedzsment milyen gyorsan és proaktívan tud reagálni a külső körülményekre. Fontos volt számunkra, hogy az adminisztratív munkaerő a legnagyobb biztonságban, a kockázatokat minimálisra csökkentve térjen vissza az irodai munkához. Jó volt látni, hogy a cég vezetése a pozitív hatásokat beépíti a mindennapokba és felhasználja az elmúlt 3 hónap tapasztalatait a „Hogyan térjünk vissza az irodába?” szabályok tervezésekor.”
